ـ مقدمه:

شرکت سیناپخش صبا در تاریخ 1380/07/02 با اخذ مجوز از وزارت بهداشت به عنوان شرکت پخش استانی فعالیت خود را آغاز کرد.

روابط عمومی بالا و سابقه مدیریت اعضای هیئت مدیره سبب گسترش کار و اخذ مجوز توزیع در استان همجوار و نیز دریافت مجوز توزیع داروهای شیمی درمانی و همچنین داروهای با مجوز زنجیره سرد گردید.

ویژگی منحصر به فرد شرکت داشتن تخصص در کل زنجیره دارو از واردات و توزیع تا آخرین زنجیره یعنی درمان می باشد. یکی از بزرگترین مراکز درمانی در استان قم (مرکز درمانی بقیه الله اعظم با بیش از ۴۰۰ پرسنل) که جزء هلدینگ شرکت سینا پخش صبا می باشد.

شروع به کار پخش شرکت سیناپخش صبا به عنوان پخش سراسری با دریافت مجوز توزیع در تاریخ 23/12/1393 رقم خورد و هم اینک با دارا بودن ۱5 شعبه در نقاط مختلف کشور وارد عرصه توزیع سراسری شده است. شعبات این شرکت با عزمی راسخ و مسئولانه در حال فعالیت و توزیع دارو به داروخانه های تحت پوشش می باشند که موفقیت را در ایجاد تجربه ای لذت بخش در توزیع و احترام به مشتری می دانند. تجربه ی چندساله ی توزیع و توجه به تیم جوان، با اراده و علم گرا، این فرصت را برای سیناپخش صباء مهیا نموده تا مسئولیت "انجام درست کارهای درست" را با صیانت از ارزش های نظام سلامت کشور بر عهده بگیرد. تمرکز سیناپخش صباء بر تقویت سبد دارویی به معنای همکاری صادقانه و محترمانه با شرکت های تولیدی است. شعار سیناپخش صباء "لذت توزیع صحیح و سریع دارو" است و اساسا این گونه فکر می کند که موفقیت در تکرار کارهایی است که از انجام آنها، لذتی دلچسب حاصل می گردد. تمام سعی و تلاش و هدف سیناپخش صباء به وجود آوردن سبکی جدید و علمی در صنعت توزیع کشور است به گونه ای که همگان اذعان کنند سیناپخش صباء نظام توزیع را از نو اختراع کرده است.

2ـ دامنه كاربرد و استثنائات:

نظامنامه حاضر، توصيف كننده سيستم مديريت يكپارچه شركت سیناپخش صباء به عنوان توزیع کننده فرآورده های دارویی مي باشد.

اين نظامنامه به گونه اي تدوين گرديده است كه خواسته هاي اسـتانداردهاي GDP و GSP را تأمـين و بعنـوان مـرجع راهنماي سيستم هاي مديريت فوق مورد استفاده قرار گيرد. در مواقعي كه ويرايش استانداردهاي فوق الذكر تغيير مي كنند، سيستم مديريت يكپارچه و مستندات مربوطه نيز طبق برنامه زماني مناسب بازنگري و به روز آوري مي شوند.

نسـخ نظامنامه كه در اختيار افـراد خارج سازمان (از جمله مشتريان يا مميزين خارجي) قرار مي گـيرند كنترل نشده بوده و تغييرات بعدي در آنها اعمال نخواهد شد.

کلیه عملیات شرکت سیناپخش صباء مطابق قوانین GDP و GSP انجام می گیرد تا خواسته های معاونت غذا و دارو و در راس وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی را تامین نماید.

3ـ استانداردهاي مرجع و قوانين قابل اطلاق به فعاليت هاي سازمان:

GSP=Good Storage Practice و GDP=Good Distribution Practice و نظاير آنها

استانداردها و مقررات وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي در زمينه توزیع دارو و همچنين در زمينه بهداشت شغلي

استانداردهاي فارماكوپه هاي بين المللي بخش مربوط به عملیات انبارش و توزیع

استانداردها و قوانين سازمان حفاظت محيط زيست

استانداردها و قوانين اداره كار و امور اجتماعي درمورد مسائل ايمني و بهداشت شغلي

4ـ فرآيندهاي سازمان:

فرآيندهاي اصلي (سطح صفر) سيستم هاي مديريت سازمان عبارتند از:

  1. فرآيند بهبود مستمر (شامل طرح ريزي، مميزي داخلي، پايش فرآيندها، پايش رضايت مشتري، تحليل داده ها، كنترل تغييرات، اقدام اصلاحي، اقدام پيشگيرانه و بازنگري مديريت)
  2. فرآيند آموزش
  3. فرآيند خدمات عمومي(شامل نقليه، آشپزخانه و غذاخوري، نظافت، خدمات بهداشتي، ايمني و آتش نشاني)
  4. فرآيند تعميرات و نگهداري
  5. فرآيند تأمين استانداردهای دما و رطوبت (شامل موتورخانه)
  6. فرآيند بازاريابي و فروش
  7. فرآيند برنامه ريزي (شامل برنامه ريزي تهیه و توزیع محصولات)
  8. فرآيند خريد (شامل خريد خارجي و خريد داخلي)
  9. فرآيند توزیع
  10. فرآيند انبارش و نگهداري (شامل انبار  محصول/ ضايعات)
  11. فرآيند كاليبراسيون
  12. فرآيند كنترل محصولات(شامل كنترل مشخصات و سلامت بسته بندی)
  13. فرآيند كنترل انبارش (شامل كنترل دما، رطوبت و نظافت انبار)
  14. فرآيند كنترل توزیع (شامل بررسی قبل و حین تحویل سفارش)

4ـ 1ـ پايـش فرآينـدهاي سازمان:

براي اطمينان از اينكه فرآيندهاي سازمان به نتايج پيش بيني شده دست مي يابند لازم است كنترل هايي بر روي آنها انجام گيرد. معيارهاي پايش فرآيندها در جدول ذیل تعريف شده و روش انجام اين كنترل ها در روش هاي اجرايي مختلف سيستم مديريت يكپارچه تشريح شده است.


ردیف نام فرآیند شاخص مورد نظر مسئول پایش دوره معیار پذیرش نتیجه اندازه گیری
1 خرید

خرید به موقع

خرید طبق نیاز بازار

مدیر بازرگانی

مدیران شعب

سالیانه

6 ماهه

1 ماه تا 3 ماه

1 ماه تا 3 ماه

- خریدهای خارجی

- خریدهای داخلی

2 فروش

درصد رضایت مشتریان

تحویل به موقع کالا

مدیر فروش

مدیر فروش

سالیانه

سالیانه

90%

98%

ارزیابی سالیانه

اندازه گیری میزان رضایتمندی

3 کالیبراسیون کالیبراسیون به موقع مسئول فنی سالیانه 3% لیست دستگاهها و دوره کالیبراسیون
4 آموزش

اثر بخشی آموزشی

نفر ساعت آموزشی

مسئول فنی

مسئول فنی

6 ماهه

سالیانه

70%

حداقل 10 ساعت

-

-

5 انبارش تعداد عدم انطباق تکراری در بازرسی های دوره ای مدیر انبار و مسئول فنی 6 ماهه 1 مورد در ماه -
6 بهبود مستمر

تحقق شاخص های فرایندهای سازمان

انجام مرتب ممیزی داخلی

مدیریت

مسئول فنی

6 ماهه

1 ساله

حداقل 75%

حداقل 2 مورد

تعیین آمار فروش

رفع مغایرت ها

7 ایمنی و بهداشت مقدار عددی شدت حوادث (SR) در سال مدیر اداری سالیانه 150 -

5ـ خط مشي سيستم مديريت يكپارچه شركت سیناپخش صباء:

1. رضایت و وفاداری مشتریان از طریق رسیدگی به شکایات آنها

2. رعایت استانداردهای مورد الزام جهت ارتقا و بهبود عملکرد شرکت

3. توسعه و ارتقا کیفی منابع انسانی و جلب مشارکت کارکنان به عنوان ارزشمندترین سرمایه های شرکت از طریق فراهم نمودن زمینه های مشارکت، آموزش و انگیزش آنان

4. ارتقا سطح فرآیندهای موثر بر کیفیت شرکت به منظور کنترل و بهبود مستمر کیفیت فنی و بازدهی بیشتر آنها در راستای تقویت برند شرکت

5. ارتباط و تعامل سازنده با تامین کنندگان کالا اعم از داخل و خارج کشور با هدف بهره مندی از آخرین دستاوردهای علمی روز دنیا

6. رعایت کلیه ملاحظات و الزامات ایمنی و بهداشت شغلی با رویکرد کنترل ریسک ها و عملیات مطمئن و ایمنی در تمامی مراحل زنجیره تامین و توزیع دارو

7. احترام و الزام عملی به کلیه الزامات زیست محیطی با نگرش کاهش یا حذف هر گونه آلودگی از مبدا

6ـ مـستند سازي:

نظامنامه و روش هاي اجرايي الزام شده در استانداردهاي GDP و GSP و دستورالعمل هاي لازم براي تشريح فعاليت هاي پيچيده و اطمينان از انجام صحيح فرآيندها بر مبناي نياز سازمان تدوين و از طريق دستورالعمل های در اختيار مسئولين و ساير استفاده كنندگان مي باشد.

7ـ كـنترل مدارك:

براي اطمينان از تأييد، تصويب و توزيع مدارك و در دسترس بودن نسخ معتبر مدارك در نقاط مورد نياز در محدوده نيازمنديهاي سيستم مديريت يكپارچه، روش اجرايي كنترل مدارك تهيه شده است.

فرم هاي ضميمه مدارك، گردآوري داده ها را آسان مي نمايند. مدارك مانع از هرگونه سوء برداشت و تفسير به رأي مي گردند.

كليه رويه ها و دستورالعمل هاي سيستم مديريت يكپارچه داراي ساختار مشخصي مشتمل بر هـدف، دامنه كاربرد، مسئوليت ها، تعاريف، مراحل و روش، تغييرات و پيوست مي باشند. صدور كليه مدارك (دستورالعمل ها و رويه ها) بوسيله فرم مخصوصي، درخواست مي شوند. نماينده مديريت و مدير تضمين كيفيت پـس از بررسي نظر مدير واحد ذيربط، امور كارشناسي لازم را انجام داده و درنهايت درخصوص تصويب و صدور مدارك، تصميم گيري و كنترل لازم را مبذول مي نمايند.

عـمليات تغـيير و اصلاح رويه ها و دستورالعمل ها، از طريق فرم درخواسـت تغـيير مدرك صورت مي گيـرد و مدير تضمين كيفيت و نماينده مديريت مسئوليت كليه بازنگري ها را برعهده خواهند داشت كه درنهايت درخصوص اعمال تصحيح، جمع آوري نسخ منسوخ و به روز آوري مدارك تصميم گيري و اقدام مي نمايند.

سطوح دسترسي و محل توزيع و ساير نكات مرتبط به روشني برا ي مدارك تعريف شده اند. كليه مدارك )نظامنامه، رويه ها، دستورالعملهاي اجرايي) بر روي شبكه كامپيوتري شركتمطابق ليست مدارك توزيع شده، تهيه شده و در دسـترس واحدهاي مرتبط قرار مي گيرد.

ليست مدارك توزيع شده به انضمام تائيديه وضعيت به روز بودن آنها به همراه اصل مـدارك نزد واحد مستندات نگهداري خواهند شد. اسناد ومـدارك

مشتمل برنظامنامه، رويه ها، دسـتورالعملها و فرمها براساس دستورالعمل كد گذاري مدارك، كدگذاري شده و كليه سوابق مرتبط در واحـد مستندات نگـهداري ميگردد.

8ـ كـنترل سوابق

سوابق مورد نياز براي اثبات انطباق با الزامات و عملكرد موثر سيستم هاي مديريت در قسمتهاي مختلف سازمان تهيه و نگهداري مي شوند. اين سـوابق بصورت كاغـذي يا الكـترونيكي نگـهداري مي شوند. روش اجرايي كنترل سوابق  نحوه شناسايي، نگهداري، حفاظت، بازيابي، مدت نگهـداري و نحوه امحاء سـوابق را تعريف مي كند. ضـمناً نحوه تعيين تكليف سوابق در هر فرآيند يا فعاليـت در روش هاي اجرايي مربوطه تعريف شده است. براي اطـمينان از حفظ سوابق الكترونيكي از آنها پشتيبان (backup) تهيه مي شود.

9ـ طرح ريزي سيستم مديريت يكپارچه

به منظور اطمينان از دستيابي به اهداف و برنامه ها و بهبود مداوم سيستم هاي مديريت و كنترل و حفظ يكپارچگي سيستم هاي مديريت در هنگام تغييرات،

طرح ريزي سيستم هاي مديريت براساس اطلاعات ورودي مناسب انجام گرديده و مجموعه مدارك شامل نظامنامه، روشهاي اجرايي، دستورالعمل هاي كاري و استانداردهاي داخلي براي اين منظور تدوين گرديده اند.

براي طرح ريزي صحيح، از اهداف سازماني، استراتژي ها، ماموريت و ديدگاه هاي آينده سازمان استفاده مي شود و براساس اين اطلاعات، خط مشي سازمان توسـط مديريت ارشد تدوين و در كليه سـطوح سازمان ابلاغ مي شود.

خط مشي ملاك اصلي هدايت فعاليت هاي سازمان در جهت نيل به اهداف و بهبود مستمر است.

همچنين براي ايجاد يك سيستم مديريت كارآمد ضروري است الزامات قانوني و ساير الزامات (نظير اسـتانداردهاي اجباري، بخشنامه ها و آيين نامه هاي وزارت بهداشت و غيره) تعيين و رعايت شـــوند. نماينده مديريت ساليانه نسبت به استعلام از اداره كل محيط زيست ، مركز بهداشت حرفه اي و اداره كار و امور اجتماعي ، مجموعه قوانين، استانداردها، بخشنامه ها و مقررات مورد كاربرد در زمينه حفاظت محيط زيست و ايمني و بهداشت شغلي را تهيه مي نمايد. مقررات و ضوابط وزارت بهداشت و درمان و آموزش پزشكي درمورد دارو از طريق معاونت مربوطه در وزارتخانه به  مسئول فني شركت ابلاغ مي گردد. اين مجموعه قوانين و مقررات در تدوين خط مشي، اهداف كلان و خرد و برنامه ها مـورد توجه مديريت ارشد، نماينده مديريت و ساير مديران سازمان قرار مي گيرد و سازمان خود را موظف به رعايت آنها مي داند، هرگونه تغيير در قوانين و مقررات توسط نماينده مديريت و مسئول فني به مديران ذيربط ابلاغ مي گردد.

براي تدوين خط مشي مناسب زيست محيطي و ايمني و بهداشت شغلي لازم است ابتدا كليه جنبه هاي زيست محيطي و خطرات ايمني و بهداشت شغلي شناسايي و ارزيابي گردند و جنبه هاي بارز و خطرات غير قابل قبول تعيين گردند. بدين منظور روش اجرايي شناسايي و ارزيابي جنبه هاي زيست محيطي وخطرات ايمني و بهداشت شغلی  تدوين شده است. متدولوژي شناسايي جنبه هاي زيست محيطي و خطرات ايمني و بهداشت شغلي و ارزيابي ريسك ها نيز در روش اجرايي مذكور تشريح گرديده است.

كميته راهبري سيستم هاي مديريت كه مشتمل بر مديريت عامل، نماينده مديريت و كليه مديران شركت بعلاوه ساير مسئولين مرتبط با كيفيت، محيط زيست و ايمني و بهداشت شغلي مي باشد، مسئوليت اصلي طرح ريزي سيستم هاي مديريت را برعهده دارد. اين كميته براساس خط مشي مصوب مديريت ارشد و باتوجه به الزامات قانوني و جنبه هاي بارز زيست محيطي و خطرات غيرقابل قبول ايمني و بهداشت شغلي، نسبت به تدوين و تصويب اهداف كلان شركت اقدام مي نمايد. اهداف پس از تأييد كميته راهبري براي تأييد نهايي به مديريت عامل ارجـاع مي شوند. اهداف مصوب طي فرم توسط نماينده مديريت به كليه واحدهاي شركت ابلاغ مي گردند.

همـچنين مسئولين واحدهاي ذيربط، برنامه هاي واحد خود جهت دستيابي به اهداف ابلاغ شده از سوي مديريت ارشد را در فرم تدوين و جهـت تصويب به كميته راهبري ارجاع مي نمـايند. برنامه هاي تدوين شده شامل مراحل انجام كار، مسئوليت ها، زمانبندي شروع و پايان هر مرحله، مـعيار پذيرش هر مرحله و منابع لازم مي باشد. اين برنامه ها پس از تصويب مدير واحد و مديريت عامل اعتبار مي يابد.

مسـئولين تمام واحدهاي مسـتقر در كارخانه در دوره هاي مشخص شده نسـبت به شناسايي و ارزيابي تمامي جنبه هاي زيست محيطي و خطرات ايمني و بهداشت شغلي فعاليتهاي خود (اعم از بارز و غير بارز، قابل قبول و غير قابل قبول) اقدام مي نمايند. اين كار براساس روش اجرايي شناسايي و ارزيابي جنبه هاي زيست محيطي و خطرات ايمني و بهداشت شغلي  انجام مي شود. در شناسايي جنبه هاي زيست محيطي و خطرات ايمني و بهداشت شغلي تمام موارد اعم از مستقيم و غير مستقيم در تمام حالتهاي عادي، غيرعادي و اضطراري درنظر گرفته مي شود. نتايج اين ارزيابي ها توسط كميته محيط زيست و ايمني بررسي و نسبت به تعيين جنبه هاي بارز زيست محيطي و خطرات غير قابل قبول ايمني و بهداشت شغلي مطابق روش اجرايي شناسايي و ارزيابي جنبه هاي زيست محيطي و خطرات ايمني و بهداشت شغلي  اقدام مي شود.

10ـ مـسئوليت، اخـتيار و ارتـباطات

10ـ 1 ساخـتارسـازماني

10ـ 2 مـسئوليت و اخـتيار

با توجه به اصل مشاركت كاركنان، تعيين مسئوليت ها و اختيارات كاركنان مي تواند موجب جلب همكاري آنان در اجراي موثر سيستم هاي مديريت شود. بدين منظور طرح طبقه بندي مشاغل براي كليه شغل هاي سـازماني در سطوح مختلف تهيه شده و اجراء مي شود.

10ـ 3 نماينده مديريت

مديريت ارشد يكي از مديران سازمان را بعنوان نماينده مديريت در سيستم مديريت يكپارچه تعيين مي نمايد. بنابه نظر مدير عامل ممكن است براي هر يك از سيستم هاي مديريت يكپارچه يك نماينده مديريت مجزا تعيين شود ولي ترجيحاً يك نفر بعنوان نماينده مديريت مشترك هر سه سيستم تعيين خواهد شد.

نماينده مديريت مسئوليت اطمينان از استقرار و برقراري سيستم هاي مديريت و اجـراي موثر فرآيندهاي سيستم و گزارش دهي از عملكرد سيستم هاي مديريت و نياز به بهبود آنها به مديريت ارشد را دارد. همچنين نماينده مديريت مسئوليت ارتباط با طرف هاي ذينفع برون سازماني از جمله مشتريان، تأمين كنندگان، همسايگان، سازمان هاي گواهي دهنده، مـشاورين و غيره درمورد مسائل مربوط به سيستم هاي مديريت را برعهده دارد. ارتقاء آگاهي درمورد مسائل مورد علاقه طرف هاي ذينفع در درون سـازمان نيز برعهده نمـاينده مـديريت اسـت. گـزارش نمـاينده مديريت در خصوص عملكرد سيستم مديريت يكپارچه، يكي از ورودي هاي ضروري بازنگري مديريت مي باشد.

10ـ 4 ارتباطات درون سازماني و مشاركت و مشاوره

جهت ارتقاء آگاهي افراد از مسائل مورد علاقه طرف هاي ذينفع و تغييرات برون سازماني و درون سازماني موثر بر فعاليت هاي آنان، لازم است انتقال اطلاعات در درون سازمان به نحو موثري تعريف شود. بدين منظور از روش هاي مـختلف انتقال اطلاعات نظير:

ـ تابلو اعلانات

ـ جلسات و گرد همائي هاي عمومي، گروهي، آموزشي و اطلاع رساني

ـ ابلاغ كتبي به افراد

ـ صندوق نظرات و پيشنهادات

ـ شبكه كامپيوتري

ـ سيستم هاي اطلاعاتي و نرم افزارهاي كاربردي

ـ MIS (به بند 11 ـ 7 نظامنامه رجوع كنيد)

استفاده مي شود. شرح روش هاي ارتباط درون سازماني در روش اجرايي ارتباطات آمده است.

10ـ 5 ارتباطات برون سازماني

چنانچه طرف هاي ذينفع برون سازماني (نظير مشتريان، تأمين كنندگان، سهامداران، همسايگان و غيره) نيازمند برقراري ارتباطي با داخل سازمان درمورد مسائل مورد علاقه خود باشند روشهاي ارتباطي مختلفي نظير:

ـ تلفن

ـ فكس

ـ پست الكترونيكي

ـ سايت اينترنت

ـ نامه

ـ صندوق نظرات و پيشنهادات

در اختيار آنان قرار گرفته است. همچنين انتقال اطلاعات مورد علاقه آنان در داخل سازمان نيز توسـط همين روش ها انجام مي پذيرد. جزئيات نحوه ارتباطات برون سازماني در روش اجرايي ارتباطات تشريح شده است.

11ـ مـديريت مـنابع

11ـ 1 مـنابع انـساني

شايستگي كاركـنان براساس تحصيلات، آمـوزش ها تجربيات مهارت هاي متناسب با شغل آنان تعريف مي شود. اين تعاريف در طرح طبقه بندي مشاغل كه تمامي مشاغل سازماني را شامل مي شود انجام شده و كميته طبقه بندي مشاغل مسئوليت تهيه و به روز نگهداشتن اين طرح را بر عهده دارد.

نيازهاي كاركنان به آموزش و يا كسب مهارت هاي خاص براساس طرح طـبقه بندي مشاغل و نيز نياز سنجي واحد آموزش يا اعلام نياز مدير واحد (درمورد كاركنان مجموعه خود) تعيين مي شود. فرآيند آموزش با دريافت ورودي هايي شامل شرايط احراز، طرح طبقه بندي مـشاغل و نيازهاي آموزشي و مهارتي، فعاليتهاي زير را متناسب با نوع نيازها انجام مي دهد:

ـ تهيه برنامه هاي آموزشي ساليانه (پيش بيني آموزشهاي مورد نياز)

ـ بروز رساني برنامه آموزشي بر طبق اعلام نياز واحدها

ـ انجام آموزشها مطابق برنامه ( در حين كار ، در محل شركت يا خارج از شركت)

ـ انجام فعاليت هاي اطلاع رساني (پوستر، آگهي، مسابقه، خبر نامه،... ) براي ارتقاء آگاهي افراد و فرهنگ سازي

ـ ارزيابي اثـربخشي فعاليت هاي انجام شده با بـرگزاري آزمون و نظرخواهي از شركت كنندگان و مـديران آنها

اطلاعات و آگاهي هاي مورد نياز كاركنان در سطوح مختلف كه براي انجام صحيح كارها مورد نياز هستند بسته به مـورد و متناسب با نوع اطلاعات از طريق:

ـ تابلوي اعلانات

ـ ابلاغ كتبي

ـ جلسات عمومي و اختصاصي

ـ جلسات آموزشي و سمينارها

يا به صورت شفاهي به كاركنان منتقل مي شوند. در اين مـورد واحـدهاي مختلف شركت از جمله واحد آموزش، واحد اداري، نماينده مديريت و بنابه نياز ساير واحدها مسئول مي باشند.

11ـ 2 زير سـاخـت

زيرساخت هاي مختلفي كه براي تضمين عملكرد موثر سيستم هاي مديريت مورد نياز هستند، بنابه مورد توسط فرآيندها و واحدهاي مختلف شركت تعيين، تأمين و نگهداري مي شوند. اهم اين زير ساخت ها شامل موارد زير مي شوند:

ـ ساختمانها و تسهيلات مرتبط با آنها: ساختمانها و تسهيلات مرتبط با آنها شامل نظافـت، نقـاشي، بـرق و روشـنايي، آب، گاز، تهويه، خدمات ساختماني عمومي، آسفالت و ايزولاسيون وغيره زير نظر اموراداري (فرآيند خدمات عمومي) و با كمك فرآيند تعميرات ونگهداري، نگهداري مي شوند.

همچنين زيرساخت هاي مربوط به سيستم مديريت زيست محيطي و سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي، سيستم اعلام حريق در كل شرکت، سيستم اطفاء حريق در انبار، شيرهاي آتش نشاني، كپسول هاي آتش نشاني، انبارضايعات و نظايرآنها نيز وجود دارند.

ـ خدمات پشتيباني: خدمات نقليه توسط فرآيندخدمات عمومي، خدمات سخت افزارو نرم افزار و شبكه كامپيوتري توسط واحد كامپيوتر و خدمات تلفن و ارتباطات مخابراتي توسط فرآيند خدمات برون سپاری پشتيباني و نگهداري مي شوند.

11ـ 3 مـحيط كار

براي ايجاد محيط كار مناسب براي دستيابي به انطباق محصول فعاليت هاي زير انجام مي شود:

ـ تأمين آراستگي و نظافت و بهداشت محيط كار توسط فرآيند خدمات عمومي

ـ تأمين هوا، نور، رطوبت و دماي مناسب در محيط كار توسط فرآيند تأمين آب و بخار و هوا

ـ تأمين وسايل مناسب براي كار از جمله ابزار، ميز، صندلي و وسايل ايمني شخصي و گروهي توسط فرآيند خدمات عمومي

ـ تأمين مسيرهاي ارتباطي كاركنان با مديران از طريق صندوقهاي پيشنهادات و... مـطابق روش اجرايي ارتباطات

11ـ 4 مـنابع طـبيعي و انـرژي

فعاليت هاي شركـت مستلزم مصرف منابع طبيعي از قبيل، كاغذ، برق، گاز طبيعي و غيره مي باشد. سياست كلي شركت درمورد مصرف منابع طبيعي و انرژي به شكل زير است:

ـ از حداقل منابع طبيعي و انرژي استفاده كنيم و جلوي هدر رفتن را بگيريم.

ـ منابع سالمتر را جايگزين منابع آلوده تر نمائيم.

ـ ضايعات قابل بازيافت را بازيافت كنيم يا به تأمين كنندگاني كه قادر به اين كار هستند ارائه نمائيم.

ـ ضايعات غير قابل بازيافت را به نحو صحيح دفع كنيم.

اين اصول به تمامي كاركنان آموزش داده شده و در جلسات بازآموزي مرتباً يادآوري مي شود.

11ـ 5 آب و پـساب

آب مورد مصرف شرکت از آب شهری تامین می شود و فاضلاب حاصله در چاهک فاضلاب جمع آوری می شود.

11ـ 6 مديريت ضايعات

ضايعات توليدي در شرکت شامل ضايعات فلزي، ضـايعات كاغـذي و كارتن، زباله هاي قابل بازيافت، زباله هاي فسادپذير و غيرقابل بازيافت، ضـايعات دارويي و غيره مي باشند كه مـطابق دستورالعمل مديريت ضـايعات كنترل و مديريت مي شوند. مديريت ضايعات شامل شناسايي، جداسازي، نگهداري و نهايتاً فروش يا دفع صحيح ضايعات و امحاء آنها مي شود.

11ـ 7 سيستم اطلاعات مديريت (MIS)

بعنوان يكي از مهمترين منابع موجود و مورد نياز، اطلاعات نقش اساسي در تصميم گيري ها، سياست گذاري ها و كنترل اثر بخشي سيستم هاي مديريت دارد. سيستم اطلاعات مديريت (MIS) شركت سیناپخش صباء با بهره گيري از مجموعه يكپارچه اي از سيستم هاي اطلاعاتي، پايگاه داده ها و شبكه كامپيوتري، اطلاعات لازم براي مسئولين و مديران شركت را براي تصميم گيري هاي مناسب فرآهم مي نمايد. اين سيستم شامل انبار، برنامه ريزي، حسابداري، دبيرخانه، پرسنلي، حقوق و دستمزد، ورود و خروج، فروش و تعميرات و نگهداري مي شود. پشتيباني و نگهداري اين سيستم از جمله تهيه پشتيبان (backup) از اطلاعات موجود بعهده واحدكامپيوتر مي باشد.

11ـ 8 مديريت تأمين كنندگان

اگر چه تأمين كـنندگان مستقيماً بعنوان منبع فعاليت هاي شركت مـحسوب نمي شوند ولي بعـنوان عنصر اساسي كه تأمين بسياري از منابع مورد نياز را برعهده دارند موردتوجه مي باشند. مديريت تأمين كنندگان كه عمدتاً برعهده بخش بازرگاني مي باشد شامل ارزيابي، انتخاب و ارزيابي هاي مجدد تأمين كنندگان مي باشد. در ارزيابي تأمين كنندگان معيارهاي كيفي، زيست محيطي و ايمني و بهداشت نيز علاوه بر معيارهاي مالي مطرح مي باشند

11ـ 9 منابع مالي

مـديريت امور مـالي مسئوليت تأمـين منابع مالي و كنترل مصرف منابع مالي با طرح ها و برنامه هاي مصوب شركت را برعهده دارد. مديريت امور مالي هرگونه كسري منابع مالي و يا اختلاف در منابع مالي در قبال برنامه هاي مصوب شركت را به مدير عامل گزارش نموده و با نظر مدير عامل اقدامات لازم را انجام مي دهد.

12ـ پديدآوري مـحصول

12ـ 1 فرآيندهاي مرتبط با مشتري و ساير طرفهاي ذينفع

تعيين نيازمنديهاي مرتبط شرکت سیناپخش صباء شامل چند مرحله است:

  1. تعيين نيازهاي اصلي مشتري مستقيم كه شامل نوع و مقدار مـحصولات، تاريخ و محل تحويل مورد نظر، قيمت و نحوه پرداخت وجه مي شود توسط فرآيند بازاريابي و فروش طي جلساتي كه بطور منظم با شركـت پخش طرف قرارداد برگزار مي شود تعيين مي گردد.
  2. نيازمنديهاي تلويحي يا بيان نشده مشتريان توسط فرآيند بازاريابي و فروش به تجربه و باتوجه به سوابق گذشته و فعاليت هاي بازاريابي و نظرسنجي مشتريان تعيين مي گردند.
  3. نيازمنديهاي قانوني حاكم بر نگهداری محصول عمدتاً توسط وزارت بهداشت و درمان و آموزش پزشكي تعيين و به كليه شركت ها ابلاغ مي گردد. كاركنان ذيربط در سطوح مختلف شركت از اين قوانين مطلع بوده و ملزم به رعايت آنها مي باشند. اين الزامات و قوانين نزد مسئول فني

نگهداري مي شود. علاوه بر نيازمنديهاي فوق، ممكن است فرآيند بازاريابي و فروش بنابه سياست هاي شركت و نظر مديران ارشد نسبت به تعيين الزامات خاص براي محصول يا مشتري اقدام نمايد كه در اين صورت موارد در سوابق قراردادي ثبت مي گردند.

كليه نيازهاي مشتري و توانايي سازمان به انجام تعهدات قرارداد، قبل از عقد قرارداد اصلاحيه توافقي، طي فرآيند از پيش تعيين شده اي مورد بازنگري و بررسي قرار مي گيرد.

انجام بازنگري فرایندها مشخص مي سازد كه سازمان از مشخصات محصولات،اسناد و مدارك، شرايط تضمين كيفيت، احتياجات مشتري و توانائي خود در برآوردن تعهدات قرارداد شناخت كافي دارد.

اهداف بازنگري فرایندها به صورت خلاصه عبارتند از:

ـ برنامه ريزي مؤثر زماني جهت تهيه به موقع محصولات مورد نياز

ـ حصول اطمينان از تطابق خواسته هاي مشتري با محصولات

ـ حصول اطمينان از انجام تعهدات فروش محصولات در تاريخ هاي مشخص

هـيچ قرارداد فروشي بدون حصول اطمينان از انجام بازنگري مواردي كه در ارتباط با نيازمندي كمي و كيفي و توانايي سازمان در جهت رضايت مشتري هستند مورد تأييد قرار نمي گيرد.

درصورت لزوم هرگونه اصلاحـيه قرارداد مجدداً موارد اصلاحي موردبازنگري قرارگرفته و مورد تأييد قرارمي گيرند.

مدير بازاريابي و فروش پس از مذاكره با مشـتري درمورد نحـوه و جزئيات عقد قرارداد فروش محصولات، اقدام به تهيه پيش نويس قرارداد با توجه به موارد ذيل مي نمايد:

ـ تعيين محل تحويل محصولات

ـ تعيين حداقل تاريخ انقضاء محصولات با درنظر گرفتن زمان تحوبل

ـ تعيين نحوه جمع آوري محصولات نامنطبق

ـ مشخص كردن قيمت فروش محصولات طبق نرخهاي مصوب

ـ تعيين زمان ابلاغ تغييرات اعمال شده در قيمت و يا ورود محصولات جديد

ـ ذكر مشخصات قانوني بخصوص كد اقتصادي طرفين در قرارداد

ـ نحوه دريافت وجه كالاي فروخته شده مطابق فاكتور فروش

ـ پيش بيني موارد فروس ماژور

ـ پيش بيني تضمين هاي مورد نياز انجام تعهدات طرفين

12ـ 2 فـرآيند خريد

خـريد اقلام در این شرکت براساس آئين نامه معاملات شركت و باتوجه به كيفيت محصولات خريداري شده و نيز جنبه هاي زيست محيطي و خطرات ايمني و بهداشت شغلي آنها انجام مي شود.

خـريد خدمات مانند اجراي پروژه هاي بازسازي، نوسازي و توسعه، اندازه گيري هاي زيست محيطي و ايمني و بهداشتي، كاليبراسيون و نظاير آنها تحت نظارت و كـنترل واحدهاي ذيربط (واحد متولي يا درخواست كننده) انـجام مي گيرد.

12ـ 2ـ 1 ارزيابي تأمين كنندگان

مديريت بازرگاني پس ازدريافت درخواسـت خريد از واحد برنامه ريزي با همـكاري رئيس سـفارشات خارجي و رئيس تداركات داخلي ضمن بررسي درخواست مذكور نسبت به خريد از داخل و خارج كشور تصميم گيري مي نمايد.

پس از روشن شدن وضعيت خريد، توانايي تأمين كننده كه اطلاعات آنها در بانك اطلاعاتي مـوجود مـي باشد را بررسي و درصورت منطبق بودن شرايط تأمين كننده، اقدامات بعدي درخصوص خريد انجام مي دهد.

درصورتي كه نياز به يافتن منابع جديد خريد باشد، لازم است تأمين كننده مربوطه مورد ارزيابي و ا نتخاب قرار گيرد كه درصورت كسب امتيازهاي لازم، مشخصات وي در بانك اطلاعاتي واحدهاي مربوطه ثبت مي گردد.

ارزيابي تأمين كنندگان توسـط واحدهاي تداركات داخلي يا خارجي از طـريق فرم هاي ارزيابي كه به هـمين منظور طراحي شده است صورت مي گيرد.

انتخاب از بين تأمين كنندگان تأييد شده از نظر پارامترهاي كيفي توسط مسئول فني و با نظر رئيس تداركات داخلي يا مسئول تداركات خارجي و بر اساس آئين نامه معاملات شركت انجام مي پذيرد. در ارزيابي تأمين كنندگان علاوه بر معيارهاي كيفي، مسائل زيست مـحيطي و ايمني و بهداشت شغلي نيز مورد توجه قرار مي گيرد.

12ـ 2ـ 2 ارزيابي ساير تأمين كنندگان

ساير تأمين كنندگان از جمله تأمين كنندگان مواد غذايي و خوراكي، موادپاك كننده و شوينده، اقلام دفتري و اداري، لباس و كفش، خدمات ساختماني و تأسيساتي، خدمات اندازه گيري، خدمات كاليبراسيون، انواع خدمات مشاوره و نظاير آنها درصورت نيازو بنابه تشخيص واحد ذيربط و درخواست كننده در هر پروژه يا قرارداد مورد ارزيابي قرار مي گيرند.

12ـ 2ـ 3 اطلاعات خريد

درخواست كننده هر خريد مي بايست اطلاعات كامل محصول يا خريد مورد درخواست را به گونه اي كه محصول يا خدمت مورد نظر را به روشني و بدون ابهام يا امكان اشتباه مشخص نمايد در درخواست خريد ارائه كند. مسئوليت اطمينان از كفايت اطلاعات خريد ارائه شده به تناسب برعهده مسئول تداركات داخلي يا رئيس تداركات خارجي يا واحد متولي قرارداديا پروژه مربوطه مي باشد.

اطلاعـات خريد به تناسب مي بايست جنبه هاي زيست محيطي يا خطرات ايمني و بهداشت شغلي مرتبط با محصول يا خدمت مورد درخواست را روشن نمايد و درصورت نياز حاوي اطلاعات زيست محيطي و ايمني مرتبط با مواد (MSDS) نيز باشد.

12ـ 2ـ 4 تصديق محصول خريداري شده

كليه محصولات خریداری شده توسط مسئول خرید تصديق مي گردد. ساير كالاها و خدمات خريداري شده با نظر درخواست كننده تصديق مي گردند.

12ـ 3 كنترل هاي عملياتي

در روش هاي اجرايي و دستورالعمل هاي هر قسمت، موارد زيست محيطي و ايمني مورد توجه و مهم در هنگام كنترل عمليات مشخص گرديده و در روش اجرايي اجراء و عمليات زيست محيطي و ايمني و واكنش در شرايط اضطراري تشريح گرديده اند.

13ـ اندازه گيري، تحليل و بهبود

13ـ 1 رضايت مشتري

شرکت سیناپخش صباء براي پايش رضايت مشتري از روش نظرخواهي مشتريان استفاده مي نمايد. سنجش رضايت تمام مصرف كنندگان نهايي دارو به دليل گستردگي بسيار زياد امكان پذير نيست لذا این شرکت از طريق نظرسنجي از داروخانه ها نسبت به كسب اطلاعاتي در مورد ميزان رضايت مشتري از كيفيت محصولات و خدمات خود اقدام مي نمايد. اين پرسشنامه ها طي فرم هاي بصورت مداوم و حداقل سالي يكبار از داروخانه هاي سطح كشور جمع آوري مي گردند و سپس اين كار تكرار مي گردد.

طراحي فرم نظرسنجي رضايتمندي مشتريان توسط فرآيند بازاريابي و فروش با كمك مديريت تضمين كيفيت انجام مي گيرد. به جهت تشويق داروخانه ها به ارسال پرسشنامه ها، امتيازاتي به داروخانه هايي كه پرسشنامه هاي خود را ارسال نمايند اعطاء مي شود. جمع آوري اين فرم ها در شاخص فرآيند فروش مورد تحليل قرار مي گيرد.

13ـ 2 مميزي داخلي

به منظور تعيين ميزان مطابقت با اصول GDP و GSP و مطابقت  سيستم مديريت كيفيت و زيست محيطي شركت با استانداردهاي مديريتي و ميزان مؤثربودن طراحي و اجراي سيستم، ارزيابي هاي منظم و سيستماتيك بعنوان مميزيهاي داخلي توسط مميزان داخلي شركت انجام مي شود.

مميزيهاي داخلي بوسيله مسئول فنی و نماينده مديريت برنامه ريزي گرديده و به وسيله مميزان آموزش ديده و مستقل از واحد تحت مميزي از طريق برنامه از پيش تعيين شده به مرحله اجرا درمي آيد.

مميزيهاي داخلي براساس سوابق مميزي قبلي و اهميت فعاليت ها، زمانبندي و با كمك چك ليست مميزي اجرا مي شود و درصورت مشاهده عدم انطباق با رويه هاي مدون يا عناصر استاندارد، فرم درخواست اقدام اصلاحي تكميل و به مميزي شونده تحويل مي شود.

گزارش نتايج مميزي هاي داخلي در بخش کیفی توسط مدير تضمين كيفيت (مسئول فنی) و در سيستم يكپارچه توسط نماينده مديريت تنظيم و به منظور طرح درجلسات بازنگري مديريت و يا جلسات ديگر به مديريت عامل ارسال مي گردد.

برنامه، سوابق و نتايج مميزي هاي داخلي جهت مميزي هاي بعدي و مميزي هاي خارجي مورد استفاده واستناد قرار خواهد گرفت.

مسئول واحد تحت مميزي كه در آن عدم مطابقتي مشاهده و گزارش شده باشد مي بايست بدون تأخير غير موجه اقداماتي در جهت رفع عدم مطابقت و علل ربروز آن انجام داده و نتيجه را مطابق رويه مميزي داخلي گزارش نمايد تا توسط تيم مميزي پيگيري گردد.

13ـ 3 پايش و اندازه گيري فرآيندها

براي اطمينان از اينكه فرآيندهاي مختلف سيستم كارخود را به نحو صحيح انجام مي دهند و فعاليتهاي مطابق ترتيبات برنامه ريزي شده انجام مي شوند، معيارهايي براي كنترل و پايش فرآيندها تعريف شده است.

مسئولين فرآيندهاي مختلف با مشاهده هرگونه انحراف از معيارهاي تعيين شده مي بايست اصلاحات لازم و درصورت نياز اقدام اصلاحي لازم را انجام دهند. درصورت نياز به انجام اقدام اصلاحي، مراتب مطابق روش اجرايي اقدام اصلاحي و پيشگيرانه به مسئول فني اطلاع داده مي شود.

13ـ 4 اندازه گيري و پايش عملكرد

كميته محيط زيست و ايمني و بهداشت شغلي هر سال نسبت به تجديد اندازه گيريهاي زيست محيطي و ايمني و بهداشت شغلي مربوط به فعاليت هاي كارخانه با هماهنگي موسسات معتبر اندازه گيري اقدام مي نمايد سلامت سنجي كاركنان و ساير اندازه گيريهاي لازم مي باشد. جزئيات اين فعاليت ها در روش اجرايي پايش و اندازه گيري  تشريح شده است.

13ـ 5 ارزيابي انطباق

نماينده مديريت با كمك واحد هاي مختلف و گروه مميزي و واحد تضمين كيفيت، به صورت سالانه گزارشي در خصوص ميزان انطباق با الزامات استاندارد هاي GDP و GSP و ميزان انطباق با قوانين و مقررات و ساير الزامات مورد كاربرد در شركت را تهيه و به عنوان يكي از ورودي هاي بازنگري مديريت ارائه مي نمايد.

13ـ 6 تحقيق درمورد رويدادها

گروه مميزي و واحد تضمين كيفيت، در خصوص علل بروز حوادث و رويدادها مختلف تحقيق نموده و گزارشات و پيشنهادات خود را در ارتباط با رفع علل به وجود آورنده حوادث و رويدادها ارائه مي نمايند. اين تحقيق، منشاء بسياري از اقدامات اصلاحي زيست محيطي، ايمني و بهداشتي مي باشد.

13ـ 7 كنترل عدم انطباق

عدم انطباق ممكن است مربوط به محصول، مربوط به فرآيند و يا مربوط به سيستم باشد. كنترل محصول نامنطبق از طريق اجراي دقيق روش هاي اجرائي مدون شده مي باشد كه از اين طريق شناسايي، گزارش دهي تعيين تكليف و بازنگري محصول یا فرایند نامنطبق ممكن مي گردد.

مديران و رؤساي بخش هاي توليدي بمحض وقوع عدم مطابقت در مشخصات كيفي محصول یا فرایند آنرا مورد توجه قرار داده و با توجه به دستورالعمل هاي كنترل محصول  یا فرایند نامنطبق، نسبت به گزارش عدم انطباق به مسئول فني اقدام می کنند.

عدم مطابقت هاي مربوط به فرآيند در پايش و اندازه گيري فرآيندها كشف و اقدامات لازم جهت رفع عدم مطابقت انجام مي شود. چنانچه براي رفع اين نوع عدم مطابقت ها نياز به اقدام اصلاحي يا پيشگيرانه باشد مطابق بندهاي 13ـ 8 و 13ـ 9 همين نظامنامه عمل خواهد شد. عدم مطابقت هاي زيست محيطي و ايمني و بهداشت شغلي توسط افراد مشاهده كننده كتباً به كميته ايمني گزارش مي شود و اين كميته ها نسبت به بررسي و تعيين اصلاح يا اقدام اصلاحي لازم اقدام مي نمايند. سوابق عدم مطابقت هاي زيست محيطي و ايمني مشاهده شده به همراه صورتجلسات كميته هاي ايمني و محيط زيست و سوابق پيگيري تا حصول اطمينان از رفع ريشه اي عدم مطابقت مربوطه نزد دبير كميته نگهداري مي شود.

13ـ 8 تحليل داده ها

تحليل داده ها در این شرکت براي تسهيل تصميم گيريهاي مديريت انجام مي شود. داده ها از منابع مختلفي در فرآينـدهاي مختلف حاصل مي شوند و هر فرآيند تحليل هاي خاص خود را براي تصميم گيريهاي مـــورد نياز بر روي داده ها انجام مي دهد. اين تحليل هاي فرآيندي در روشهاي اجرايي و دستورالعمل هاي مرتبط با هر فرآيند تشريح شده است همچنين سيستم اطلاعات مديريت (MIS) انواع تحليل ها و گزارشات لازم براي تصميم گيريهاي مديريت را فراهم مي كند بعلاوه تحليل داده ها در موارد زير بصورت خاص انجام مي پذيرد:

الف ) تحليل رضايت مشتري در فرآيند بازار يابي و فروش

ب ) انطباق با الزامات محصول مطابق روش بازرسی و آزمون

ج ) مشخصات و روند فرآيندها و محصول

د ) مديريت تأمين كنندگان

13ـ 9 اقدام اصلاحي

پس از دريافت شكايات مشتريان، گزارش نظرات مشتريان، گزارشات عدم انطباق، گزارش حوادث و وقايع زيست محيطي و ايمني، نتايج بازرسي هاي ادواري وزارت بهداشت، نتايج مميزيهاي داخلي و خارجي و همچنين ساير سوابق و مدارك كيفيتي و زيست محيطي و ايمني و بهداشت شغلي، ضمن تحقيق در مورد علل عدم انطباق ها و ريشه يابي حوادث، نتايج تحقيق را ثبت و پيشنهاد رفع عدم انطباق را بهمراه مسئول و نحوه كنترل اقدامات پيش بيني شده به مسئول مربوطه اعلام و موارد مهم را جهت تعيين تكليف و مشخص نمودن مسئول پيگيري و همچنين زمانبندي عدم انطباق در كميته اقدام اصلاحي و پيشگيرانه مطرح مي نمايد.

مسئولیت رسیدگی به شکایات مشتریان، نظرات مشتری، گزارشات عدم انطباق محصول، عدم انطباق ناشي از بازرسي هاي معاونت غذا و دارو با مسئول فنی بوده و بقیه موارد ذکر شده توسط نماینده مدیریت اقدام می گردد.

اعضاي كميته با استفاده از گزارشات مطروحه و تجريه سيستماتيك، عيوب و مسائل را بررسي و تصميمات لازم براي انجام اقدامات مناسب، جهت جلوگيري از تكرار خطا و ريسك هاي احتمالي و حذف علل بالفعل عدم انطباق ها اتخاذ مي نمايند.

نماینده مدیریت/ مسئول فني اجرا و تأثيرپذيري اقدام اصلاحي را كنترل مي كند. درصورت عدم تغييرات ضروري در دستورالعمل هاي توليد هر فرآيند با استفاده از نتايج مميزي ها، شكايات مشتريان و منابع اطلاعاتي لازم بنحوي انجام مي شود تا علل بالقوه عدم انطباق كشف و حذف گردد. اقدامات، تصميمات و نتايج در صورتجلسات ثبت و بهمراه سايرسوابق و مدارك به جهت دسترسي سريع درصورت بروز عدم انطباق مشابه نزد مسئول كميته حفظ مي گردد. مدير تضمين كيفيت نسخه اي از صورت جلسات كميته و همچنين گزارشي از مؤثر بودن اقدامات را جهت اطلاع و طرح در جلسات بازنگري مديريت براي نماينده مديريت ارسال مي نمايد.

13ـ 10 اقدام پيشگيرانه

روند اقدام پيشگيرانه نيز مشابه اقدام اصلاحي مي باشد با اين تفاوت كه فعال شدن اقدام پيشگيرانه معمولاً از طريق روشهاي زير صورت مي پذيرد:

ـ تحليل جنبه هاي زيست محيطي

ـ تحليل خطرات ايمني و بهداشت شغلي

ـ پايش رضايت مشتري

ـ فعاليتهاي بازاريابي و تحقيقات بازار

ـ پايش فرآيندها

ـ نظام پيشنهادات

ـ مديريت تأمين كنندگان

ـ ارتباطات درون سازماني و برون سازماني

ـ سيستم اطلاعات مديريت (MIS)

ـ نتايج مميزيهاي داخلي و خارجي

14ـ بهبود

چرخه بهبود مستمر سيستمهاي مديريت در این شرکت از تدوين خط مشي و اهداف شروع مي شود. اين چرخه با تدوين برنامه هايي براي دستيابي به اهداف ادامه يافته و كنترل هاي لازم نظير پايش فرآيندها ، مميزي داخلي و پايش و اندازه گيري محصول و جنبه هاي زيست محيطي و خطرات ايمني انجام مي پذيرد و پس از تحليل نتايج حاصل از اين پايش ها و اندازه گيريها، اقدام اصلاحي و پيشگيرانه لازم تعيين و انجام مي شوند و نتايج و سوابق تمامي اين مراحل در بازنگري مديريت جمع بندي شده و موجب بهبود مستمر سيستم هاي مديريت خواهد شد.

14ـ 1 بازنگري مديريت

بازنگري مديريت یک بار در سال انجام مي شود. بازنگري مديريت معمولاً بصورت جلسه ای با حضور كليه مديران و مسئولين شركت و به رياست مدير عامل تشكيل مي شود.

هدف از انجام بازنگري مديريت جمع بندي عملكرد شش ماهه یا یک ساله شركت و اطمينان از اثر بخشي و كفايت و تناسب سيستم هاي مديريت با اهداف سازماني و نيز فعال كردن فرايند بهبود مستمر و تصميم گيري در مورد تغييرات مورد نياز در سيستم هاي مديريت است. همچنين خط مشي و اهداف و برنامه ها نيز در بازنگري مديريت بررسي و در صورت لزوم تغيير مي شوند.

به منظور دستيابي به اهداف بازنگري مديريت، لازم است قبل از برگزاري جلسه رسمي، وروديهاي مناسب شامل سوابق، گزارشات، تحليل ها و آمارهاي لازم آماده شده باشند. حداقل وروديهاي بازنگري مديريت عبارتند از:

ـ گزارش پيگيري اقدامات مصوب جلسه قبلي بازنگري مديريت توسط نماينده مديريت

ـ گزارش نتايج انجام مميزي داخلي و پيگيري اقدامات مربوطه توسط نماينده مديريت

ـ گزارش پيشرفت اهداف و برنامه هاي كيفي، زيست محيطي و ايمني توسط نماينده مديريت

ـ گزارش وضعيت رضايت و نظرات مشتريان توسط مديربازاريابي و فروش

ـ گزارش رسيدگي به شكايات مشتريان توسط مسئول فني

ـ گزارش وضعيت اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه توسط مسئول فني و نماينده مديريت

ـ گزارش وضعيت آموزش پرسنل و ميزان تحقق برنامه هاي آموزشي توسط مسئول آموزش

ـ گزارش اندازه گيريهاي زيست محيطي و ايمني و بهداشت و ارزيابي انطباق توسط نماينده مديريت

ـ گزارش عملكرد سيستم هاي مديريت از جمله پيشنهادات بهبود توسط نماينده مديريت

ـ گزارش حوادث توسط رئیس واحد اداری

ـ گزارش وضعيت و عملكرد تأمين كنندگان توسط مسئول خرید

مديريت عامل به همراه مديران و مسئولين شركت وروديهاي فوق و هرنوع اطلاعات مورد توجه ديگر را بررسي و تصميماتي براي بهبود سيستم هاي مديريت اتخاذ مي نمايند. اين مصوبات   معمولاً شامل موارد زير مي شوند:

ـ تغيير و بهبود محصول

ـ تغيير و بهبود فرآيندها، روش ها، گردش كارها، مدارك و سوابق

ـ تامين منابع لازم ( منابع مالي، نيروي انساني، تجهيزات و..)

ـ تغيير در اهداف و برنامه ها

ـ تغيير در خط مشي

ـ پيشنهاد تغيير در ساختار سازماني و روابط واحدها و...

براي هر يك از مصوبات بازنگري مديريت، مسئول اقدام و تاريخ انجام تعيين مي گردد و اين نتايج در صورتجلسه بازنگري مديريت ثبت و نزد مديرعامل و نماينده مديريت نگهداري مي شود. نماينده مديريت مسئول پيگيري انجام صحيح و بموقع اقدامات و مصوبات بازنگري مديريت مي باشد. نماينده مديريت مشكلات پيش آمده در اجراي مصوبات بازنگري مديريت را بررسي و درصورت نياز با هماهنگي مديرعامل نسبت به رفع آنها اقدام لازم را انجام مي دهد. گزارش وضعيت انجام اقدامات و مصوبات جلسه بازنگري مديريت توسط نماينده مديريت تهيه و در جلسه بعدي ارائه مي شود